Crestron 的Brad Hintze 先生
理解“會議公平”的概念
快思聰一直在通過諸如Sightline Experience等解決方案開發會議公平的技術框架，理解這一概念及其所依賴的行為模式。快思聰指出：“公平涉及根據接受者的需求分配資源。”Reed建議，在討論開始時，讓遠程參會者先發言；這是一個很好的提醒，表明遠程參會者也能參與其中，他們的意見同樣寶貴。“在混合會議中可能出現的最大隱患是，由于距離的偏差，建立了一個兩級系統，即在辦公室的人有更多機會獲得信息和機會。”她說：“在混合會議中，你要確保你使用的所有協作工具都是相互連接的。例如，使用虛擬白板，而不是只能在會議室內書寫的實體白板。”
一場成功的混合會議需要合適的硬件、軟件和技能的支持
提供合適的技術
“我曾在會議室里主持過一次會議，但唯一可用的技術就是放在桌上的一臺筆記本電腦。”Reed講述道：“沒有顯示器可以讓會議室內的與會者看到在線與會者，反之亦然，他們根本無法進行互動。在混合會議中，每個人都需要被所有與會者看到和聽到。這意味著室內與會者和遠程與會者都能獲得高質量的音頻和視頻。室內與會者通常能清楚地看到遠程與會者的臉，但有時虛擬與會者很難看到室內與會者的臉。通過智能視頻解決方案，用單獨拍攝圍桌而坐的人員的畫面來補充會議室的全景，這樣遠程參會者就能更好地解讀那些可能被會議室簡單的‘保齡球道視角’所隱藏的非語言信息。智能視頻解決方案可以自動實現這一點，其產品套件包括辦公地點的多個顯示器，這也改善了現場與會者的會議體驗。當不同的人發言時，每一位與會者都在其他與會者的視線范圍內，這實際上使混合會議的體驗比現場活動更好。”
制定有效的培訓計劃
混合協作的最佳技術解決方案是那些需要最少培訓的解決方案。不過，Allen認為，這不僅僅是按下正確的按鈕那么簡單。“學習組織心理學和管理學的學生都會學習一整套培訓課程。”他說：“任何好的培訓都可能遵循這些課程提供的指導，這對于良好的混合會議培訓協議也同樣適用。”
明確相關人員的責任
Reed表示：“會議的成功由會議主持者和參會者共同決定。”在混合場景下，遲到、多任務處理和打亂議程的負面影響可能會被放大。“將視頻使用規則、輪流發言程序以及以可訪問的方式分享會議紀要和行動事項等規則編成法典，可以讓每個人都負起責任，”Reed補充說。“有時，在會議室內主持會議；有時，作為虛擬參會者主持會議。這向你的團隊傳遞了一個強烈的信號：參加會議的方式并不重要。無論身在何處，每個人的貢獻都同樣重要。在所有人，特別是會議室內的參會者離開之前，不要點擊‘結束會議’；虛擬參會者能看到每個人離開，并知道他們在正式會議結束后沒有被排除在對話之外。”
定位于“高價值”會議
現在，小型空間也可以舉辦通常只在大會議室進行的大型演講。每個空間都需要有適當的連接和演示技術，從行為方面來看，每次會議都必須具有相同程度的參與度和尊重。“首先，要認可遠程參會者，”Reed說。這讓他們感覺自己也是團隊的一員。“讓大家參與討論。有時，對話可能會變得斷斷續續或不自然，因為很難知道什么時候該你發言，”她繼續說道。“出于好意點名提問，就是直接點名讓參會者分享他們的想法。”不過，與會者應該有機會放棄發言的機會。輪流發言政策、建立舉手或利用平臺聊天功能等信號，都可以提高參與度。通過智能視頻解決方案，讓每個人——無論是親身參與還是遠程參與——都能清晰地感知非語言暗示的技術是非常有用的。使用“五個W”
制定適當的基本規則
“五個W”構成了一份清單，以確保會議高效且確有必要
• 誰（Who）：參會者過多會使會議難以控制。
• 什么（What）：每次會議都應事先共享議程。
• 哪里（Where）：隨著話題變得更加復雜，組織者應選擇更多的現場協作。
• 何時（When）：會議主持人應始終考慮到所有參會者的時區問題。
• 為什么（Why）：Reed認為：“不明確表述會議的期望成果，就如同在沒有目的地的情況下出發一樣。”
使用清單來遵循上述方法
Reed表示：“成功的混合會議需要合適的硬件、軟件和技能。” “制定遠程優先的政策，”Allen補充說：“例如：創建一種會議室內盟友文化，即在會議室內倡導大家聽取遠程同事意見，促進本地和遠程參與者之間的平等和協作，減少因物理距離而產生的隔閡，這需要所有相關人員徹底轉變觀念，以更好地適應和融入這種新的會議模式。”
