這些年,在提倡打造便捷高效、環保節約的新時代政務、商務應用的大背景下,視頻會議系統在辦公領域的應用日益廣泛,隨著高清攝像和顯示設備成本的大幅下降,及互聯網的日益發達,視頻會議成為日常辦公會議解決方案的主流.在高速網絡環境的支持下,使得視頻會議以高清晰度的畫質、高保真的聲音、完善的會場控制系統和便利的操作終端，完成會議需求。
很多企業單位都有自己獨立的視頻會議系統，不管是遠程辦公交流，還是培訓與教育，參會人員加入視頻會議會場會議室就能馬上交流互動，參會人員不僅可以使用會議室終端、辦公室電腦軟件乃至室外通過手機端軟件接入會場。高清流暢的音視頻傳輸，可以實現1080P高清視頻圖像，寬頻語音48KHz采樣頻率，實現高保真語音以及多種音頻技術實現唇音同步；高保真語音的傳輸，讓您身臨其境，如同面對面開會一般。同時還具備音頻降噪和回音消除功能，數據快速共享。無論是office文檔、PDF、應用程序，還是音視頻文件，均可同步展示 給所有與會者觀看，先進的矢量技術確保數據文檔共享的清晰度。互動交流，豐富多彩，多種會議角色，主持人、助理、演示者、參會者、公聊、私聊文字互動，語音視頻互動等。會議控制功能具備，全體靜音、會議身份轉換、會議錄制鎖門、踢人、聊天管理、界面跟隨、會議密碼、攝像頭控制、麥克風控制等。
那么視頻會議系統建設需要注意哪些方面呢？
視頻會議會場聲音拾取和聲場問題，遠端會場聲音信號的擴聲，視頻會議終端實際輸出的遠端音頻信號常常會出現音量不夠、失真和噪聲（包括交流聲）等問題。視頻會議終端的音頻輸出電平應該盡量開大，不僅可提高音量，更可以提高信噪比。噪聲特別是交流聲是視頻會議音頻系統常見問題，大多數交流聲是由于接地不當形成“地回路”引起的。最理想的解決辦法是在視頻會議終端和調音臺輸入端之間加音頻隔離器。音頻隔離器最好有金屬屏蔽盒并接地，以免音頻隔離器受到電磁干擾。遠端會場聲音信號最好單獨送入調音臺一個通道，而不要通過信號選擇器和其他信號（例如播放機）共用調音臺一個通道。
本地會場音頻信號和本地擴聲不宜使用調音臺同一路輸出信號，而應該從調音臺輔助或編組輸出端口送到視頻會議終端的音頻輸入，這樣不僅有利于單獨調節送出信號的電平，和本地擴聲的音量互不影響；而且，雖然大多數視頻會議終端內部已經集成了回聲抑制功能，但分路輸出更有利于抑制通過遠端會場引起聲反饋或回聲。
視頻系統的攝錄與顯示相關問題，視頻會議攝像機，多路攝像時，要選擇最適宜的畫面顯示或送出，因此每臺視頻會議攝像機的圖像需要同時預先監視。這就需要將每臺攝像機的輸出先通過1分2視頻分配器分配，一路送視頻切換設備，另一路接監視器預監。為了避免監視器過多，可采用屏幕分割顯示方式。也可以利用視頻監控用的多路1分2視頻分配器和多畫面分割器產品。如果希望攝像機能自動跟蹤發言人，最好采用“手拉手”會議系統，通過手動打開發言單元控制攝像機跟蹤。
燈光系統，為了正確再現景物的色彩，視頻會議會場照明宜采用3200K的三基色熒光燈，光線柔和、溫度低而且節能。現在有可調光三基色熒光燈具，使用更靈活、方便。由于自然光的色溫比三基色燈高得多，如果這兩種光源同時照射，可能會使圖像產生色干擾，因此不宜利用，盡量避免自然光。
視頻會議現場供電和接地，因為視頻會議常常有比較重要的會議，為保證會場系統供電的安全可靠，減少由電源帶來的干擾，視頻會議設備、照明和空調等用電應該分路供電，并且視頻會議設備最好加設在線式UPS。為了安全，保護接地是必須的。
視頻會議會場環境注意事項，建聲問題在除大型工程外的會場建筑聲學設計中常常被忽視。由于缺乏建聲概念或節省設計費用，另外一些中、小型建筑設計部門也不具備建聲設計能力，因此很少進行專門的建聲設計。裝潢部門又主要從美觀出發，并且基本不具備建聲設計能力。于是長期以來，裝潢結果要么到處使用玻璃、石材和金屬等光滑的裝飾面，造成混響時間過長，使清晰度差和傳聲增益低；要么大量應用軟包，造成中、高頻吸聲過度，使聲音發干。視頻會議會場以語言擴聲為主，從語音清晰度要求考慮，其全頻混響時間宜在0.5 s～0.8 s之間為佳。建聲對音響效果起著舉足輕重的作用，對視頻會議會場尤為重要。
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